¿Qué es un archivador? Funciones

En el mundo empresarial actual, los ordenadores y sistemas de almacenamiento en nube han cobrado mucha importancia. Sin embargo, en muchos casos son necesarios los archivadores de oficina, pues siguen siendo esenciales a la hora de tener acceso a determinada documentación como informes o documentos a papel de manera organizada.

Los archivadores de oficina están diseñados específicamente para todo lo relacionado con la organización, almacenamiento y conservación de documentos, carpetas y otros materiales de oficina.

Conoce los diferentes tipos de armarios de oficina que existen, sus ventajas y cómo elegir el adecuado.

Tipos de archivadores

Existen distintos tipos y tamaños de archivadores. Éstos tienden a ser una especie de armario grande con cajones en los cuales archivar cualquier material o documento con los que satisfacer las necesidades de organización de una oficina. 

• Archivadores de oficina metálicos: disponibles como librerías montadas o desmontadas con estantes regulables en altura. Cuentan con un sistema de persiana corredera, con estantes fijos y extraíbles. Es ideal para una oficina al ofrecer diferentes opciones de personalización conforme a lo necesario.
• Cajoneras metálicas: se adaptan perfectamente a cualquier espacio de trabajo gracias a su reducido tamaño y su gran capacidad de almacenamiento. Existen diversas opciones de cubetas para elegir según lo necesario.
• Armarios de oficina de melamina: pueden ser con puertas correderas o de persiana, disponible a su vez con estantes fijos y móviles para adaptarse al tamaño del espacio que se va a necesitar. Al ser de melamina ganan en dureza y resistencia al calor, por lo que se hace ideal para ahorrar en un futuro.

¿Para qué sirve un archivador de oficina?

Los archivadores de oficina tienen una función clave que consiste en tener la capacidad adecuada para almacenar gran cantidad de documentos, incluso de muchos años atrás.

Además de la importancia del control y registro de los papeles y trámites que se llevan en la oficina, es importante mantener estos documentos resguardados para evitar deterioros, o incluso hurtos, pues existen archivadores de oficina con cajones bajo llave para conseguir una mayor seguridad.

Beneficios de usar armarios en una oficina.

Aunque la actualidad está caracterizada por la digitalización, los archivadores de oficina siguen siendo clave para cualquier empresa, pues ofrecen una serie de ventajas como:

• Menor pérdida de tiempo al buscar un documento.
• Mejorar la productividad laboral eliminando el desorden y estrés laboral.
• Protección de documentos confidenciales.

Además de estos aspectos, como ya se ha mencionado anteriormente, la función clave de un archivador de oficina es la organización y planificación, es por ello que destacamos una serie de beneficios:

Organización y eficiencia

La mayor ventaja que tienen estos archivadores es la gran capacidad de almacenamiento con la que cuentan, ofreciendo así una mayor organización y eficiencia a la hora de trabajar con documentos a papel y material. En una oficina se realizan diversas tareas, por lo que es importante clasificarlas. También se trabaja con facturas, lo que hace imprescindible poder llevar un registro de ellas.

Optimización del espacio

Un archivador además de la organización de papeles que ofrece, algo que se agradece mucho en una oficina es poder distribuir de manera óptima el espacio, y esto se consigue con los armarios al dejar de tener los montones de documentos encima de las mesas u otros espacios.

Al existir diferentes tamaños de archivadores, es importante saber dónde se va a colocar en la oficina, pues es fundamental elegir el tamaño adecuado para conseguir una mayor optimización del espacio.

Larga durabilidad y económicos

Los armarios de oficina además de ofrecer gran capacidad de almacenamiento y optimización del espacio, tienden a ser ideales por lo económicos y duraderos que son. Sí es cierto que el precio variará según el modelo y tamaño, pero a la larga será una gran inversión gracias a todo lo que ofrecen y lo necesario que son en una oficina.

Dependiendo del material se conseguirá mayor durabilidad en éstos. De igual manera, la mayoría de archivadores tienden a ser metálicos o con melamina con diferentes acabados, este tipo de materiales son muy resistentes al paso del tiempo, por lo que no habrá que preocuparse en tener que cambiarlo frecuentemente. 

¿Cómo elegir el archivador de oficina adecuado?

Desde Mecablas somos especialistas en muebles de oficina en Málaga y es por ello que queremos ofrecerte una serie de detalles a tener en cuenta a la hora de saber qué archivador es el más adecuado para tu oficina.

• Dimensiones: es fundamental saber con qué espacio se dispone para colocar el archivador en la oficina. También debes tener en cuenta la cantidad de documentos que se necesita archivar. Teniendo presente estos aspectos, podrás elegir el tamaño adecuado.
• Tipo de documentos: es importante pensar en el tipo de documentos a guardar, no será la misma elección de archivador si lo que necesitamos es archivar documentos a si necesitamos guardar libros y carpetas, en este último caso será mejor elegir un armario de oficina.
• Resistencia: para este tipo de inversiones, lo mejor es decantarse por elegir una opción de alta calidad, algo que hará ganar durabilidad a lo largo de los años.
• Estilo: la decoración en una oficina también es imprescindible, por lo que será importante elegir el que mejor se adapte al estilo y entorno del trabajo.

Una organización del espacio de trabajo es posible gracias a la elección de armarios de oficina adecuados. Nuestro equipo de profesionales de Mecablas estará dispuesto a asesorarte para ganar productividad en tu negocio. Contáctanos.

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